Gedragscode voor Icelandair Stopover Buddies en klanten

i) Deze Gedragscode (“Code”) is van toepassing op alle werknemers van Icelandair Group en haar dochterondernemingen die zijn overeengekomen om te handelen als Stopover Buddies in het Icelandair Stopover Pass-programma in zijn verschillende vormen: een persoonlijk gekozen activiteit of het bijwonen van een vooraf geselecteerd evenement met de klant tijdens een tussenstop – “Stopover”, of het helpen bij een transfer/transitevenement op een luchthaven – “Transit”. In de rest van deze Code zullen deze klanten gezamenlijk worden aangeduid als Stopover of Transit klanten.
ii) Houd er rekening mee dat sommige van de bepalingen in deze Code irrelevant zijn voor bepaalde doortochten die zijn inbegrepen als onderdeel van het Stopover Pass-programma, maar het is belangrijk dat deze Code in het algemeen wordt begrepen.

Het Icelandair Stopover Pass-programma zal hopelijk een nieuwe en spannende manier voor Icelandair’s Stopover of Transit klanten zijn, om meer te kunnen genieten van de bezienswaardigheden en sferen van IJsland en wat het land te bieden heeft. De doelstellingen van deze Code zijn:

i) Om ervoor te zorgen dat de Stopover Buddies in het bezit te zijn van correcte richtlijnen voor hun service, en goede professionele kwaliteiten en ethiek om het hoogste niveau van service te bieden aan Icelandair Stopover of Transit Klanten;
ii) om voortdurend onderwijs en zelfontwikkeling van Stopover Buddies waar relevant aan te moedigen, voor een mooiere ervaring voor Stopover of Transit Klanten;
iii) Om te zorgen voor een eerlijke, verantwoordelijke werkhouding van Stopover Buddies;
iv) Om de reputatie van het toerisme in IJsland en die van Icelandair hoog te houden;
v) Om ervoor te zorgen dat de service voldoet aan de vereisten zoals uiteengezet in de Algemene Voorwaarden. Daarom wordt de Code voortdurend gecontroleerd en worden er verbeteringen of veranderingen aan toegevoegd om ervoor te zorgen dat beste praktijken beschikbaar zijn voor iedere bestaande of toekomstige Stopover of Transit klant.

I. Stopover Buddies moeten streven naar het hoogste niveau van dienstverlening, van tevoren en op de dag zelf, op een eerlijke en redelijke manier.

II. Stopover Buddies moeten leren omgaan met en te handelen naar de bepalingen en de geest van deze Gedragscode, de toepasselijke wettelijke vereisten, Icelandair’s interne regels zoals de werknemer’s handleidingen en voldoen aan het beginsel van het vertegenwoordigen van IJsland en de toeristische sector.
III. Stopover Buddies moeten hun taken begrijpen, zullen feedback van de klanten verkrijgen en worden klaargemaakt en voorbereid om bij te dragen aan de ontwikkeling van Icelandair’s Stopover of Via Service.

i. Verstrekking van de hoogste normen van Service.
Stopover Buddies moeten ernaar streven om Stopover of Transit Klanten het hoogste niveau van service te bieden, in overeenstemming met de bepalingen van de algemene voorwaarden van de Stopover Buddy Service en de overeengekomen en gedeelde reisschema's of -opties. Het overeengekomen reisschema of gedeelde reisschema of opties mogen niet worden gewijzigd zonder medeweten van de Stopover of Transit Klanten of alleen wanneer omstandigheden/situaties of 'last minute' overeengekomen wijzigingen optreden. Waar mogelijk zullen Stopover Buddies duidelijk de redenen voor dergelijke wijziging toelichten aan de Stopover of Transit klanten en alternatieven voorstellen.
ii. Het bevorderen van een samenwerkingsmentaliteit.
Stopover Buddies zullen zorgen voor een goede en onbreekbare werkrelatie met belangrijke belanghebbenden en partners, zoals gespecialiseerde tourbegeleiders en busbestuurders en het personeel van alle dienstverleners zoals attracties, evenementsmanagementpersoneel, hotels, restaurants, rondleidingen en busbedrijven, om ervoor te zorgen dat de diensten die in de algemene voorwaarden zijn uiteengezet op het hoogste niveau worden aangeboden.
iii. Zorg ervoor dat respect wordt getoond door Stopover of Transit Klanten met betrekking tot het milieu en burgers; communiceer de noodzaak van het vriendelijke zijn en het bewust zijn van individuele vereisten; promoot, luister en kom meer te weten over de geografische infrastructuur en zorg ervoor dat Stopover of Transit Klanten alleen ‘voetafdrukken’ achterlaten en neem alleen foto's en herinneringen mee.
iv. Het naleven van de wet. Stopover Buddies zullen zich houden aan, en helpen Stopover en Transit klanten te begrijpen en zich te houden aan, de wetten en ethische gewoonten en gebruiken van IJsland.
v. Stopover Buddies hebben het recht zich terug te trekken uit de Stopover Buddy Service of een activiteit die geassocieerd wordt met het Stopover Pass-programma als ze merken dat er een potentieel risico is met betrekking tot de integriteit, reputatie of veiligheid van zichzelf, de Stopover of Transit klant, een derde partij of Icelandair.

Stopover Buddies moeten zich aan de professionele ethiek houden. Bij het omgaan met Stopover of Transit Klanten moeten ze:

i. plichtmatig, welgemeend, vriendelijk en attent zijn;
ii. zorgvuldig en discreet handelen en spreken, en objectief zijn in hun houding;
iii. goed geïnformeerd zijn over IJsland of het door hen gekozen deel van IJsland of activiteit;
iv. Stopover of Transit Klanten nauwkeurige informatie verstrekken;
v. de religieuze overtuiging, gebruiken en gewoontes van Stopover of Transit Klanten respecteren;
vi. tijdig hun taken uitvoeren;
vii. niet roken, alcohol drinken of gokken in de aanwezigheid van Stopover of Transit Klanten als het wordt beschouwd als ongepast om dit te doen of zonder hun toestemming;
viii. geen illegale voorwerpen aan Stopover of Transit klanten verkopen of ze aan te sporen om deze te kopen;
ix. geen reisdocumenten van Stopover of Transit Klanten in beslag nemen of wegnemen tenzij dit gebeurt op redelijke gronden en een redelijke termijn duurt en een opgave van reden wordt gegeven, en wanneer deze zullen worden geretourneerd;
x. de juiste professionele grenzen aanhouden en ongepast contact of relaties vermijden en niet proberen om een ongepaste relatie met Stopover of Transit klanten aan te gaan, waaronder:

i. communicatie van persoonlijke aard;
ii. het uitvoeren van een ongepaste communicatie via het internet of andere middelen
iii. het verzenden van e-mails of tekstberichten van een ongepaste aard;

xi. niet spreken over hun eigen intieme en persoonlijke relaties en goed nadenken over een juiste balans tussen formeel en informeel bij het omgaan met Stopover of Transit Klanten;
xii. bewust zijn van de mogelijke gevaren van het alleen zijn met een Stopover of Transit Klant;
xiii. niet inlaten met gedrag van criminele aard, met name met betrekking tot geslacht, oneerlijkheid, vuurwapens, misbruik van geneesmiddelen en geweld tegen een persoon of eigendommen of ernstige openbare misdrijven;
xiv. niet deelnemen aan relaties van seksuele aard met Stopover of Transit klanten
xv. voorkomen dat onrechtvaardigheid, zoals pesten, seksuele intimidatie of discriminatie gebaseerd op aspecten die niet redelijk zijn om te implementeren, zoals geslacht, leeftijd, religie, nationaliteit, handicap of seksuele geaardheid.

Stopover Buddies moeten zich op de juiste wijze kleden om een professioneel beeld van de Icelandair Stopover Buddy Service binnen het Stopover Pass-programma weer te geven. Bij het uitvoeren van hun taken, hebben de Stopover Buddies altijd identificatie mee om hun betrokkenheid met de Icelandair Stopover Buddy Service aan te tonen. Identificatie heeft geen invloed op de aansprakelijkheid en de Stopover of Transit klant is duidelijk verantwoordelijk voor zijn/haar eigen acties en de vereiste veiligheids- en nodige verzekeringsdekking.

Zorg ervoor dat Stopover Buddies rekening houden met redelijke aanpassingen aan de manier waarop ze hun diensten en opties aanbieden, zodat mindervaliden hiervan gebruik kunnen maken, en redelijke stappen kunnen nemen om de fysieke beperkingen, die het onredelijk moeilijk voor mindervalide personen maken om toegang te krijgen tot hun diensten, te verminderen en ze een geschikt alternatief kunnen bieden om te voldoen aan hun behoeften.

Stopover Buddies moeten zorgen voor een duurzame ontwikkeling van de service door:

i. altijd eerst rekening te houden met de belangen van de Stopover of Transit klanten en de reputatie van Icelandair en de doelen en doelstellingen in IJsland; en
ii. Stopover of Transit Klanten aan te moedigen om te helpen bij het beschermen van dergelijke hulpmiddelen van toerisme in IJsland als culturele en historische plekken, de natuurlijke omgeving en toeristische attracties, en het handhaven van de hygiëne en openbare orde; en
iii. te handelen als IJslandse ambassadeurs en het toerisme actief te bevorderen, evenals andere lokale sectoren, ten gunste van de economie van IJsland.

i. Voor het handhaven van een professioneel imago moeten Stopover Buddies geen fooien onder dwang innen, noch zullen zij ontevredenheid tonen, slechte service verlenen of weigeren om service te leveren omdat er weinig of geen fooien worden gegeven.
ii. Buddies zullen zich houden aan Icelandair Stopover’s beleid inzake giften en mogen geen frauduleuze handelingen uitvoeren om ze te verzamelen.

I. Stopover Buddies zullen alleen potentiële toeristische activiteiten voor Stopover of Transit klanten benadrukken die zijn goedgekeurd door Icelandair of de plaatselijke VVV en die voldoen aan de potentiële behoeften van de Stopover of Transit klant.
II. Stopover Buddies zullen Stopover of Transit Klanten niet dwingen om deel te nemen aan potentiële toeristische activiteiten (waaronder door middel van groepsdruk of door Stopover of Transit klanten geen andere keuze te bieden) en zullen Stopover of Transit klanten de mogelijkheid bieden om vrijuit te kiezen om deel te nemen aan dergelijke activiteiten of niet.
III. Voorafgaand aan het regelen van eventuele toeristische activiteiten, moeten Stopover Buddies duidelijk uitleggen aan Stopover of Transit klanten dat de Icelandair Stopover Buddies Service alleen een middel is om opties te bieden. De inhoud, veiligheid en verantwoordelijkheid die moeten goed worden overwogen voorafgaand aan hun deelname.
IV. Stopover Buddies adviseren over de geschikte alternatieven en assisteren indien mogelijk de Stopover of Transit klanten die ervoor kiezen niet deel te nemen aan potentiële Stopover Pass-programma-activiteiten.
V. Bij het uitvoeren van hun taken, mogen Stopover Buddies zich niet bezighouden met activiteiten die niet zijn goedgekeurd door Icelandair en uiteengezet zijn in het overeengekomen en geplande programma.

I. Stopover Buddies mogen in geen geval fooien innen of innen voor anderen, of proberen te innen bij de Stopover of Transit klant.
II. Stopover Buddies mogen in geen eventuele extra kosten innen of proberen te innen als mensen in het midden van de reis weggaan, tenzij van tevoren is overeengekomen en duidelijk is uitgelegd dat deze kosten moeten worden betaald.

i. Stopover Buddies moeten, als een topprioriteit, Stopover of Transit Klanten informeren over de veiligheidseisen en hen te herinneren aan hun persoonlijke veiligheid.
ii. In geval van een ongeluk of als Stopover of Transit klanten zich niet goed voelen, moeten Stopover Buddies helpen met het regelen van onmiddellijke behandeling van de Stopover of Transit klanten en onverwijld Icelandair om hulp vragen. De Stopover Buddy moet elk vreemd of specifiek incident waar nodig aan de bevoegde instanties melden.
iii. Als Stopover of Transit klanten zich niet goed voelen, zullen Stopover Buddies onmiddellijk maatregelen nemen voor de Stopover of Transit klanten, in overeenstemming met hun wensen, om het Stopover Pass-programma te verlaten of om op andere geschikte plaatsen uit te rusten. In geval van urgentie, regelen de Stopover Buddies dat de Stopover of Transit klanten een arts kunnen bezoeken of bellen zo snel mogelijk de ambulancedienst.

i. Icelandair heeft een nultolerantiebeleid ten opzichte van het geven of ontvangen van steekpenningen of corrupte betalingen, in welke vorm dan ook. Dit soort gedrag is absoluut verboden, hetzij begaan door Stopover Buddies of iemand anders die namens het bedrijf’ optreedt.
ii. Stopover Buddies mogen niet bij betrokken worden bij zakelijke transacties die kunnen leiden tot persoonlijk voordeel. Stopover Buddies mogen hun status als Icelandair-werknemer niet gebruiken om kortingen van aannemers/ leveranciers/belanghebbende te krijgen, tenzij dit overeengekomen kortingen zijn, op de hoogte gebracht en beschikbaar gemaakt voor alle Stopover Buddies.

i. Stopover Buddies moeten situaties vermijden die kunnen leiden tot een werkelijk of vermeend belangenconflict en alle onvermijdelijke gevallen van belangenverstrengeling melden aan Icelandair.
ii. Stopover Buddies verrichten de taken en verantwoordelijkheden zorgvuldig en rekening houdend met de Stopover of Transit klanten.

i. Stopover Buddies houden zich aan de relevante wetgeving voor gegevensbescherming en zullen geen persoonsgegevens openbaar maken over Stopover of Transit klanten zonder hun toestemming en dan alleen met toestemming en akkoord,zoals overwogen in het programma met Icelandair.
ii. Stopover Buddies die toegang hebben tot of controle hebben over de bovenstaande informatie moeten te allen tijde ervoor te zorgen voor de veiligheid ervan en elk misbruik of verkeerd gebruik van de informatie voorkomen.

Deze Code wordt gecontroleerd samen met de algemene voorwaarden van de Stopover buddy Service en het Stopover Pass-programma en moet worden nageleefd door alle Stopover Buddies. Handhaving en beslissingen over schendingen van deze Code zijn gemaakt in overeenstemming met interpretaties door de Raad van Bestuur van Icelandair. De Raad heeft de bevoegdheid om personen die in schending zijn van deze code te straffen via Icelandair’s standaard disciplinaire procedures en behoudt zich het recht voor om de bepalingen van deze Code te wijzigen, indien dit noodzakelijk wordt geacht.

Icelandair heeft het recht materiaal te gebruiken dat tijdens het Stopover Pass-programma kan worden verkregen, zoals video's, bloginformatie en foto's. Door deel te nemen aan het Stopover Pass-programma en de Stopover Buddy Service, verlenen alle Stopover Buddies aan Icelandair exclusieve rechten om het materiaal voor marketingdoeleinden te gebruiken bij Icelandair of haar dochterondernemingen, naar eigen goeddunken. Stopover Buddies kunnen afstand doen van deze clausule door een e-mailverzoek te sturen naar [email protected].

Icelandair Stopover of Transit Klanten kunnen deelnemen aan het Icelandair Stopover Pass-programma. Stopover Klanten zijn die klanten die een trans-Atlantische vlucht hebben geboekt van Europa naar Noord-Amerika of Noord-Amerika waarbij een verblijf in IJsland is betrokken (met ofwel een persoonlijk gekozen activiteit of het deelnemen aan een vooraf geselecteerd evenement). Transit klanten zijn die klanten die een trans-Atlantische vlucht hebben geboekt van Europa naar Noord-Amerika of Noord-Amerika waarbij een transfer/transit plaatsvindt op een luchthaven in IJsland.

1. Door deel te nemen aan het Stopover Pass-programma, zijn Stopover of Transit klanten op de hoogte van de algemene voorwaarden en gedragscode en zullen zich houden aan de vereisten van beiden.

2. Stopover of Transit klanten zullen de principes, service en professionele kwaliteiten en ethiek van hun Buddy respecteren.

3. Stopover of Transit klanten zullen luisteren naar alle adviezen en te allen tijde respectvol zijn tegenover Stopover Buddies en belangrijke belanghebbenden die betrokken zijn bij het Stopver Pass-programma en ernaar streven om hen de service te bieden die ze nodig hebben.

4. Stopover of Transit klanten zullen zich gedragen op een manier die de Stopover Buddy toelaat om de reputatie van de Stopover Buddy Service en het Stopover Pass-programma, de Stopover Buddy, externe belanghebbenden en Icelandair te waarborgen.

5. Stopover of Transit klanten zullen respect tonen voor het milieu en de inwoners van IJsland.

6. Stopover of Transit klanten zullen ervoor zorgen dat hun deelname aan de Stopover Pass-programma geen schade brengen aan het milieu, burgers, externe belanghebbenden, hun Stopover buddy of de reputatie van Icelandair en zullen alleen ‘voetafdrukken’achterlaten, en alleen foto's en herinneringen aan hun bezoek meenemen.

7. Stopover of Transit klanten zullen zich houden aan deze Gedragscode, de wetten en ethische gewoonten en gebruiken van IJsland.

8. Stopover of Transit klanten hebben het recht zich terug te trekken uit het Stopover Pass-programma, de Stopover Buddy Service of een activiteit als ze merken dat er een potentieel risico voor zichzelf bestaat en dit kunnen onderbouwen.

9. Stopover of Transit klanten mogen geen illegale voorwerpen kopen of verkopen als ze deelnemen aan het Stopover Pass-programma.

10. Stopover of Transit klanten zullen, indien gevraagd, alle relevante documentatie verstrekken.

11. Stopover of Transit klanten zullen zich niet inlaten met ongepast contact of relaties en niet proberen om een ongepaste relatie met de Stopover Buddy aan te gaan, waaronder, maar niet beperkt tot, e-mail, tekst of communicatie via internet van een ongepaste aard.

12. Stopover of Transit klanten zullen zich niet inlaten met gedragingen van criminele aard, vooral met betrekking tot seks, oneerlijkheid, vuurwapens, misbruik van drugs en geweld tegen een persoon of eigendom of ernstige inbreuken op de openbare orde.

13. Stopover of Transit klanten mogen geen relaties van seksuele aard aangaan.

14. Stopover of transit klanten mogen niet deelnemen aan enig onrecht, zoals pesten, seksuele intimidatie of discriminatie op basis van aspecten die niet redelijk zijn om te implementeren, zoals geslacht, leeftijd, religie, nationaliteit, handicap of seksuele geaardheid.

15. Stopover of Transit klanten dragen gepaste kleding tijdens het Stopover Pass-programma.

16. Stopover of Transit klanten zijn verantwoordelijk voor hun eigen daden.

17. Stopover of Transit klanten hebben te allen tijde het juiste niveau van verzekeringsdekking en kunnen hiervan een bewijs tonen aan de Stopover Buddy en Icelandair als hierom wordt gevraagd.

18. Stopover of Transit klanten helpen bij het beschermen van dergelijke hulpmiddelen van toerisme in IJsland als culturele en historische plekken, de natuurlijke omgeving en toeristische attracties, en het handhaven van de hygiëne en openbare orde.

19. Stopover of transit klanten houden bij het kopen van goederen of diensten op eigen kosten rekening met hun consumentenrechten, waaronder:

• het recht om al dan niet aankopen te doen,
• het recht om informatie te verkrijgen over producten en diensten,
• de vrijheid om producten en diensten te kiezen, en
• het recht om bezwaar te maken en/of verzoeken te doen om hun aankopen te ruilen of terug te betalen zoals bij elke lokale wet

20. Stopover of Transit klanten moeten ervoor zorgen dat zij medisch fit zijn om deel te nemen aan de geplande activiteiten en de Stopover Buddy op de hoogte te stellen van enige medische condities die hun deelname kunnen beïnvloeden.

21. Stopover of Transit klanten dienen hun Stopover Buddy op de hoogte te stellen als zij zich tijdens het programma onwel voelen, zodat de Stopover Buddy kan helpen bij het treffen van de nodige voorzieningen voor de behandeling.

22. Stopover of Transit Buddies houden zich aan de relevante wetgeving voor gegevensbescherming en zullen geen persoonsgegevens openbaar maken over de Stopover Buddy zonder hun toestemming en dan alleen met toestemming en akkoord,zoals overwogen in het programma met Icelandair.

Stopover of Transit klanten die toegang hebben tot of controle hebben over de bovenstaande informatie moeten te allen tijde zorgen voor de veiligheid en elk misbruik of verkeerd gebruik van de informatie voorkomen.

23. Stopover of Transit klanten erkennen dat Icelandair heeft het recht op het gebruiken van materiaal dat kan worden verkregen tijdens de Stopover Pass-programma, zoals video's, blog informatie en foto's. Door deel te nemen aan het Stopover Pass-programma, verlenen alle Stopover of Transit klanten aan Icelandair exclusieve rechten om het materiaal voor marketingdoeleinden te gebruiken bij Icelandair of haar dochterondernemingen, naar eigen goeddunken. Stopover of Transit klanten kunnen afstand doen van deze clausule door een e-mailverzoek te sturen naar [email protected].

24. Deze Gedragscode, samen met de Algemene voorwaarden van de Stopover Buddy Service en het Passover Pass-programma, moeten worden nageleefd door alle Stopover of Transit klanten.